Nöbetçi Müdür (MOD) Görev Tanımı

Görev tanımını PDF dosyası olarak buradan görüntüleyebilirsiniz.

Pozisyon Adı              : Nöbetçi Müdür

Konumu                     : Orta Düzey Yönetici

Bağlı Olduğu Üst       : Önbüro Müdürü

Raporlama İlişkisi      : Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı, Önbüro Müdürü

Bağlı Personeller       : Genel Müdür ve Yardımcısının olmadığı anlarda tüm personel

                                                                                             

İşin Ana Amacı          : İşletme standartlarına uygun olarak akşam saatlerinde misafirlere karşı otel yönetimini temsil etmek, operasyonu takip etmek ve denetlemektir. Görevde olduğu süre içinde misafir istek ve talepleri ile yakından ilgilenmek ve maksimum misafir memnuniyeti yaratılması için çaba göstermek.

Başlıca Görevler ve Temel Sorumluluklar:

1.                  İşletmenin kalite politikasının, hedeflerinin ve kalite sisteminin uygulanmasını sağlamak.

2.            Önbüro shift devir - teslimine katılarak misafir memnuniyeti, grup bilgilendirmesi gibi birimi ilgilendirecek bilgilerin temin edilmesi.

3.        Ön Bürodan check in- check out ve doluluklar hakkında bilgi almak. Görev saatleri içinde gerçekleşen check in ve check outları takip ederek otel standartlarının uygulanmasını sağlamak.

4.        Sistemden; gün içi ve gün sonu doluluk oranı, beklenen misafir türü (grup, repeat guest, münferit), Konaklama türü, arızalı oda sayısı, servis dışı satıştan düşülmüş oda sayısı bilgilerini alarak aksiyon alınması gereken olay var ise organize etmek.

5.                  Otel içerisindeki görev tanımları, prosedür ve talimatları bilmek ve uygulatmak.

6.              Tesisin genel olarak güvenliğinin sağlanmasından sorumlu olmak, tesis dolaşılarak kapı kilitleri, depolar ve misafir mekanlarını denetlemek. Can ve mal güvenliğini tehlikeye düşürecek durumlara müdahale etmek.

7.         Otel içindeki tüm departmanların sorumlularını öğrenmek ve operasyona hazır olmalarının kontrolünü yapmak.

8.                  Tesisin görsel, fiziksel bütünlüğünü kontrol etmek, işletme karlılığını azaltacak uygulamalara (gereksiz elektrik kullanımı, aşırı malzeme kullanımı vs) misafir memnuniyetini düşürmeden müdahale etmek, ilgili departmana sorunun giderilmesi için bilgi vermek.

9.          Misafir tarafından bildirilen özel istek ve şikayetlerde misafir ile iletişime geçilerek çözülebilecek durumların misafir memnuniyeti adına yerine getirmek.

10.              Misafirlerin yaşamış olduğu sorunlar ve teknik aksaklıklar giderildikten sonra misafir ile iletişime geçerek memnuniyetini sağlamak.

11.              İşletmenin standartlarına göre her gün 3 oda kontrol ederek MOD (Manager On Duty) raporunu hazırlamak, tespit edilen aksaklıkları ilgili departmanlara bildirmek ve aksaklıkların en kısa sürede giderilmesini sağlamak, giderilemeyecek aksaklıklarda ise odaları OOS’e (Out of Service) alarak misafir kabulüne müsaade edilmemesini sağlamak.

12.              Ertesi gün yapılması gereken aksiyonlar var ise bilgilendirme amaçlı açıklamalar ve henüz sonuçlandırılmamış misafir sorunlarını hazırladığı MOD raporuna yazmak, gün sonunda üst yönetim ve departman müdürlerine göndermek.

13.              Haftalık organizasyonların takibini yaparak hafta hakkında genel bir öngörüde bulunmaya hazır olmak. (Organizasyon bilgileri, fuar bilgileri vs)

14.              Haftalık departman müdürleri toplantısına katılarak haftanın değerlendirmesi ve tüm birimlerden haberdar olmak.

15.              Çalışma saatleri süresince, personel davranışlarını denetleyerek motivasyon eksikliği, talimatlara uymama, iş arkadaşlarıyla uyumsuzluk, standartlara uygun olmayan çalışanlar (isimlik, kıyafet, davranış şekli) vb. durumları gözlemleyerek gerektiği durumlarda müdahalelerde bulunmak, departman müdürlerine ve insan kaynaklarına bilgi aktarmak.

16.              Acil durum prosedürlerini (yangın, doğal afet, hastalık vb) bilmek ve belirtildiği şekilde uygulanmasını sağlamak.

17.              Departmanların acil ihtiyaçlarını karşılamak için gerekli durumlarda depoyu açtırmak ve tutanakla gerekli yerlere bildirimini yapmak.

18.              Misafirlerin veya personelin demirbaşa verdiği hasarlar hakkında rapor tutmak.

19.              Adli olaylarda bölgedeki asayiş birimleriyle koordineli olarak çalışmak.

20.              Misafirlerin yaşamış olduğu sıkıntı ve sorunları Önbüro Müdürü / Misafir İlişkileri Sorumlusu ve varsa ilgili departman müdürüne mail olarak göndererek bilgi sahibi olmalarını sağlamak.

21.              Görev yaptığı süre içerisinde VIP misafirlerin karşılamasını yapmak, özel ilgi göstermek ve gerekiyor ise odasına kadar eşlik etmek.

Yetkiler:

1. Personele talimatlara uymaması durumunda ihtar verme ve disipline sevk etmek.
2. Otel doluluğuna bağlı olarak indirimli fiyat vermek.
3. Misafir memnuniyeti için alkollü / alkolsüz ikram.
4. Misafir memnuniyeti sağlamak için oda değişikliği ve oda upgrade.
5. Tüm departman çalışanlarına iş emri verebilmek.
6. Gereken durumlarda misafir memnuniyeti için ekstralardan indirim yapma veya hesap almamak.