Önbüro Müdürü Görev Tanımı

Görev tanımını PDF olarak buradan görüntüleyebilirsiniz.

Pozisyon Adı             : Önbüro Müdürü

Konumu                     : Orta Düzey Yönetici

Bağlı Olduğu Üst       : Genel Müdür

Raporlama İlişkisi     : Genel Müdür / Genel Müdür Yardımcısı

Bağlı Personeller       : Nöbetçi Müdür, Misafir İlişkileri Sorumlusu, Shift Liderleri,

                                       Resepsiyonistler, Call Center Elemanları, Doorman/Bellboy/Valeler

                                                                                             

İşin Ana Amacı          : Kendisine bağlı tüm personelin misafirlere etkili ve verimli bir hizmet vermeleri için önbüro prosedür ve talimatları doğrultusunda misafir memnuniyetini esas alarak planlama, yönlendirme, kontrol ve koordinasyon çalışmalarını düzenlemek, sorumlu olduğu tüm alanlarda işletmenin ve bağlı bulunduğu grubun standartlarının uygulanmasını sağlamak.

Başlıca Görevler ve Temel Sorumluluklar:

1.       Önbüro prosedürleri ve talimatları kapsamında, sorumluluk alanına giren tüm dökümantasyon ve faaliyetleri eksiksiz uygulamak.

2.       Sorumluluğu altındaki tüm personelin görev tanımları ve operasyon prosedürleri çerçevesinde performanslarını denetlemek ve değerlendirmek. Bu şekilde en üst düzeyde memnuniyeti sağlayarak işlerin aksamadan prosedürlere uygun olarak yapılmasını sağlamak.

3.        Personelin eğitim, motivasyon ve denetim açısından uygulamalarını takip etmek ve bu konuda Eğitim departmanı ile sürekli işbirliği içerisinde çalışmak.

4.        Önbürodaki dosyalama işlemlerinin hızlı ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak, bu işlemleri yönlendirmek, kontrol ve yardım etmek.

5.        Tüm operasyonun sorunsuz yürümesini temin etmek için diğer departman müdürleriyle birlikte çalışmak, sürekli iletişim içinde olmak.

6.        Oteldeki tüm özel olaylardan, yönetimin aldığı kararlardan, aktivitelerden bütün önbüro personelinin bilgi sahibi olmasını sağlamak.

7.        Münferit, şirket ve grup misafirlerinin oda tahsisi sorumluluğunu üstlenmek ve bu işlem sırasında kat hizmetleri ve Teknik Servis departmanıyla sıkı işbirliği içinde arızalı odaları bir an önce tespit ederek arızasının en kısa sürede giderilmesini ve satışa sunulmasını temin etmek.

8.        VIP misafirlerin odalarını önceden belirlemek ve misafir gelmeden önce fiziki kontrolünü yapmak/yaptırmak. Gelen VIP misafirler hakkında üst yönetimin bilgilendirilmesini sağlamak. VIP Listesini misafirler için herhangi bir rahatsızlığa sebep olmaksızın zamanında dağıtımını sağlamak.

9.        Kasa işlemlerinde, nakit akışı, kredi kartı ve döviz işlemlerinin prosedürlerinin sorumluluğunu taşımak, tüm cari ve kredi hesapları üzerinde etkin kontrol ve takip sağlamak.

10.      İndirim ve Düzeltme işlemlerinin sürekli kontrol altında yapılmasını temin etmek ve gerekli formları düzenletmek.

11.      Resepsiyon tarafından city ledger’e kaldırılacak hesapların doğruluğunun işlem yapılmadan önce kontrol edilmesini sağlamak.

12.      Night Auditor tarafından gün kapanışı esnasında hazırlanan rapor, istatistik ve sayısal verilerin hatasız olmasını ve doğru dağıtımını sağlayıcı tedbirleri almak.

13.     Rezervasyonların günlük takibi ile tüm detayların (Misafirlerin isim, soyadı, giriş, çıkış tarihi, acente bilgileri vs.) doğruluğunu ve sistemle uyumunu temin etmek, hata var ise düzelttirmek, bu konuda personeli yönlendirmek ve eğitmek.

14.      Telefona cevap verme, mesaj ve uyandırmaların prosedüre göre uygulanmasını sağlamak.

15.      Önemli kişilerin check out işlemlerini yapmak ve misafiri uğurlamak.

16.      Complimentary ve House use konaklamaları takip etmek, Comp onay formu geldikten sonra faturalama işlemlerini yaptırmak.

17.      Günlük Raporların incelemesini yapmak.

18.      Grupların sözleşmelerinde belirtilen sayıdan daha az konaklama gerçekleştirmesi durumunda No-Show uygulaması için satış ofisi ile irtibata geçmek ve gerektiğinde No-Show uygulanmasını sağlamak.

19.     Şirket ve acentelere kesilen faturaların doğru kesilip kesilmediğini kontrol etmek.

20.      Münferit ve grup check in kayıtlarını kontrol etmek, fiyat, isim, kişi sayısı, ödeme durumu ve kredi prosedürüne uygun olup olmadığını denetlemek.

21.      Grup konaklamalarında grup yetkilisi ile mutabakat yapılması amacıyla grup proformasının hazırlanmasını sağlamak, onay alındıktan sonra faturanın kesilmesini sağlamak.

22.      Departmanlardaki adisyon eksilemelerini, iptal işlemlerini ve önbüroda yapılan eksileme işlemlerini kontrol etmek, onaylayarak muhasebeye gönderilmesini sağlamak.

23.     Konaklayan misafirlerin hesap kontrollerini günlük olarak yaparak yüksek balanslı misafirlerden hesap tahsilatı gerçekleştirilmesini sağlamak.

24.     Misafir ilişkileri sorumlusu ile birlikte hareket ederek misafir şikayetleriyle ilgilenmek, çözülemeyen şikayetleri GM / GMY’ye bildirmek ve çözüm içim ilgili aksiyonu almak.

25.      Call Center tarafından günlük olarak hazırlanan Guest Incident Raporunu kontrol etmek ve problem/şikayetlerde düzeltici aksiyon alınmasını sağlamak.

26.     Önbüro Müdür Yardımcısı / Resepsiyon Supervisor’ı tarafından hazırlanan haftalık çalışma çizelgelerini kontrol etmek ve uygunsa onaylayıp İnsan Kaynakları departmanına ulaştırmak.

27.      Günlük olarak otelde konaklayan misafirlerin oda fiyat kontrollerini yapmak ve hatalı basan fiyatlar var ise düzeltici aksiyonlar almak.

28.     Haftalık bütçe toplantılarına katılmak ve sorumluluğu altındaki departmanların gelirlerin hedeflerinin belirlemek. Bu gelirler hedeflerinin yakalanabilmesi için efor sarf etmek.

29.     Önbüro personelinin işlerini takip ederek eksik yönlerini tespit etmek ve işbaşında yapılan yanlışın eğitimi vererek düzeltilmesini sağlamak.

30.     Önbüro çalışanlarının mesleki eğitim planlanmalarını yapmak ve eğitimlerini vermek.

31.     İşin uygulanmasında aksaklıklar var ise tekrarlanmaması için bilgi paylaşımı yapmak, personeli motive etmek için olumlu değerlendirmeleri paylaşmak.

32.      Tüm personel ile ekip toplantılarını yapmak, haftalık organizasyonlar hakkında bilgi vererek, gerekli görevlendirmeleri yapmak

33.      Önbüro personeli için işe alım görüşmelerinin yapmak.

Yetkiler:

1. Personele talimatlara uymaması durumunda ihtar verme ve disipline sevk etmek.
2. Otel doluluğuna bağlı olarak indirimli fiyat verebilme yetkisi.
3. Misafir memnuniyeti için alkolsüz ikram yetkisi.
4. Misafir memnuniyeti sağlamak için oda değişikliği ve oda upgrade yetkisi.
5. 1.derecede akraba ölümleri durumunda no-show’suz erken check out için onay verme yetkisi.
6. Kadro dahilinde Ön Büro departmanı için işe alınacak personelini seçme yetkisi.